Privacybeleid

Versie – November 2024

Inleiding 

De Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie (“de Vereniging”) is verwerkingsverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die de Vereniging bij aanmelding van haar leden ontvangt. Daarnaast is de Vereniging verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Vereniging zelf van leden en stakeholders/(pers)relaties (‘Betrokkenen’) verzamelt.  

De Vereniging is gevestigd aan de Mercatorlaan 1200, 3528 BL, te Utrecht, en ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40478792.  

De vereniging stelt zich ten doel de bevordering van de psychiatrie in de breedste zin, de behartiging van de wetenschappelijke en beroepsmatige belangen van psychiaters, de bevordering en stimulering van opleiding en scholing en de bevordering en bewaking van de kwaliteit van de psychiatrie.  

Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat de Vereniging zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De Vereniging is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie. 

In dit privacy statement beschrijven wij welke persoonsgegevens en welke andere gegevens/kenmerken wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze gegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan Betrokkene toekomen. 

Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden

Persoonsgegevens 
De Vereniging ontvangt gegevens, of heeft gegevens in het verleden ontvangen, bij aanmelding van een lid bij de Vereniging. Daarnaast kan de Vereniging gegevens verzamelen via overeenkomsten, correspondentie en gegevens die de Vereniging verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de Vereniging, via haar andere (digitale) kanalen of organisatie van activiteiten.  

De Vereniging verwerkt de volgende (persoons)gegevens/kenmerken: 

1. NAW gegevens / communicatiegegevens 
   Geslacht, Voorletters, Voornaam, Voorvoegsel, Achternaam, Geboortedatum, Adres, E-mail, Mobiel nummer, Telefoonnummer, Communicatievoorkeur (nieuwsbrief, algemene correspondentie).  

2. Lidmaatschapsgegevens  
   Lidsoort, lidmaatschapsnummer, BIG registratienummer, datum inschrijving RGS, akkoord registratie van BIG-nummer, afdelings- en/of platformlidmaatschap, tijdschriftabonnementen, digitale kopie van KNMG erkennings-/herregistratiebrief.  

3. Werkgegevens  
   Primaire werkgever, Werkvorm primair, Telefoonnummer werk, E-mail werk, Secundaire werkgever, Werkvorm secundair.  

4. Factuurgegevens 
   Incassotermijn, Rekeningnummer/IBAN, Tenaamstelling rekeningnummer/IBAN, BIC (alleen bij buitenlandrekening), Akkoord automatisch incasso. 

5. Profiel informatie (alleen indien lid na aanmelding community-account activeert) 
   Voor- en achternaam, E-mailadres, Organisatie, Functie, Lidsoort, Werksituatie (optioneel), Patiëntengroepen (optioneel), Kennis/expertises (optioneel), Interessegebieden (optioneel),, Sociale media (optioneel), Bio (optioneel), Foto (optioneel).  

6. Overige gegevens  
   Interne aantekeningen profiel, andere soorten erkenningen.  

Doeleinden van de gegevensverwerking  
De Vereniging verwerkt bovengenoemde gegevens/kenmerken voor de volgende doeleinden:   

1. Het voeren van een (financiële) ledenadministratie door de Vereniging alsmede ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van de Vereniging;   

2. Het verlenen van services en diensten, waaronder bijvoorbeeld het toekennen van interne aantekeningen, deelname aan kwaliteitsvisitatie, registratie voor het Voorjaarscongres, en om, waar van toepassing, facturen te kunnen sturen voor die dienstverlening;  

3. Voor communicatie en gericht contact met en tussen (groepen) leden (en hun evt. toehoorders), de vertegenwoordigers in de diverse gremia, en de stakeholders/(pers)relaties van de Vereniging; 

4. Om (gerichte) informatie omtrent producten en diensten van of vanuit de Vereniging aan (groepen) leden (en hun evt. toehoorders) toe te kunnen sturen, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven, notificaties en attenderingsmails, en om leden per post de bij het lidmaatschap behorende tijdschriften toe te kunnen zenden; 

5. Voor historische, statistische en archiefdoeleinden; 

6. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de webomgeving van de Vereniging of andere (digitale) kanalen; 

7. Om achterbanpeilingen/enquêtes te faciliteren en te coördineren in het kader van belangenbehartiging door de Vereniging. 

Grondslagen van de gegevensverwerking
De Vereniging waarborgt dat persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn: 

• De verwerking van persoonsgegevens door de Vereniging is noodzakelijk in het kader van een lidmaatschap van de Vereniging, en daaraan gekoppelde automatische aansluiting (zie punt 3.) van medisch specialisten bij de Federatie Medisch Specialisten (‘de Federatie’). Leden hebben statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de Vereniging persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van ‘een overeenkomst’. 

• De Vereniging verwerkt gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de Vereniging. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de Vereniging, alsmede de gerechtvaardigde belangen gelegen in een doelmatige en efficiënte uitvoering van de ledenadministratie, de financiële administratie, de (individuele) dienstverlening, het faciliteren en coördineren van interne taken en de communicatie met de Betrokkenen. 

• Indien de Vereniging persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op grondslag van uitdrukkelijk toestemming van de Betrokkene.  

De Vereniging maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die gebaseerd is op persoonsgegevens of tot stand komt met toepassing van profiling.  

Leden kunnen (na activeren van een account per e-mail) gebruik maken van de NVvP Community, bedoeld als plek waar kennis over de psychiatrie wordt gedeeld, interactie tussen psychiaters wordt gestimuleerd en gefaciliteerd. Gebruikers van de NVvP Community verklaren (vinkje) akkoord te zijn gegaan met de algemene gebruiksvoorwaarden. Gebruikers kunnen in hun profiel altijd zélf hun (persoons)gegevens wijzigen en/of aanvullen. In het profiel kunnen ook de instellingen met betrekking tot vindbaarheid en zichtbaarheid van de gebruiker voor andere community gebruikers beheerd worden, evenals de instellingen m.b.t. community updates/notificaties per mail.  
Een verzoek tot verwijdering van het community account, profielgegevens en (evt.) bijdragen, kunnen leden aan de Vereniging richten.  

In alle bij het lidmaatschap horende periodieke nieuwsbrieven (regulier of van gremia) wordt een afmeldfunctie gehanteerd, waarmee leden zich snel en eenvoudig voor de nieuwsbrief kunnen afmelden.  

Voor het verwerken van het BIG-registratienummer ten behoeve van het valideren van deelname aan de verplichte kwaliteitsvisitatie en het verwerken van een automatische incasso voor het betalen van de contributiefactuur, wordt het lid bij aanmelden op het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd.   

Delen van persoonsgegevens

Als medisch specialist zijn (geregistreerd en praktiserend) leden door het lidmaatschap van de Vereniging automatisch aangeslotene van de Federatie, gevestigd te Utrecht aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL). Daarmee zijn zij automatisch verbonden met de landelijke artsenfederatie KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst) en, indien in dienstverband werkzaam, tevens lid van de LAD (Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband). 

De Vereniging verstrekt van geregistreerd en praktiserend leden (bepaalde van) door de Vereniging verzamelde gegevens aan de Federatie (NAW en werkgegevens, zie hierboven). De Federatie verstrekt op haar beurt de persoonsgegevens aan de KNMG en de LAD, en kan de gegevens ook nog aan andere verwerkende partijen verstrekken. Voor de wijze waarop de Federatie omgaat met deze persoonsgegevens, zie het privacy statement van de Federatie: https://www.demedischspecialist.nl/privacyverklaring  

De Vereniging kan voorts derden inschakelen die ten behoeve van de Vereniging persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld voor het verzenden van tijdschriften, het organiseren en evalueren van congressen, het onderhouden van de ledenadministratie, het uitvoeren van een klachten- en geschillenregeling, en het organiseren en coördineren van kwaliteitsvisitaties.  

Deze derden zijn zogeheten verwerkers van de Vereniging en verwerken de persoonsgegevens slechts ten behoeve van de Vereniging en voor geen enkel ander doel. Indien de Vereniging verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers de verstrekte persoonsgegevens conform de wet- en regelgeving verwerken en de Vereniging daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.  

Wij verstrekken gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte. 

Bewaartermijnen 

Gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende het lidmaatschap van de Vereniging. Persoonsgegevens worden na het beëindigen van het lidmaatschap niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, een en ander met inachtneming van bewaartermijnen zoals aangegeven in wet- en regelgeving. Na beëindiging van het lidmaatschap bewaart de Vereniging de gegevens uitsluitend met het oog op de (afwikkeling van) financiële, fiscale en administratieve doeleinden, voor ten hoogste een periode van zeven jaar. Na deze periode worden (een set van) de gegevens uitsluitend bewaard voor historische, statistische en archiefdoeleinden. 

Beveiliging van persoonsgegevens 

De Vereniging treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.  

Maatregelen die de Vereniging treft zijn onder andere: gebruiksnamen- en wachtwoordbeleid op computers en verwerkingssystemen, het versleuteld verzenden van gegevens aan verwerkers, back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, een beveiligd netwerk voor medewerkers, een apart netwerk voor gasten, een afgesloten serverruimte met beperkte toegang, en een intern vastgelegde procedure rond de meldplicht datalekken.  

Binnen de Vereniging worden persoonsgegevens alleen verwerkt door bureaumedewerkers met geheimhoudingsplicht. De medewerkers zijn tevens geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Met het oog op actieve leden met uitvoerende functies, zoals visiteurs, accrediteurs en klachtenfunctionarissen, gaat de Vereniging ook passende maatregelen op het gebied van beveiliging van gegevens en geheimhouding treffen.  

Rechten 

Personen van wie de Vereniging gegevens verwerkt hebben het recht om Vereniging te verzoeken om: 

• inzage te geven in persoonsgegevens (zoals adres of telefoonnummer);

• persoonsgegevens (zoals adres of telefoonnummer) te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen; 

• persoonsgegevens te beperken en /of;

• persoonsgegevens door te geven aan Betrokkene of aan een derde.

Indien en voor zover de Vereniging persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming heeft Betrokkene te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. De verwerking van  persoonsgegevens is evenwel noodzakelijk om lid te kunnen zijn van de Vereniging.  

Voorts heeft Betrokkene het recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de Vereniging bezwaar te maken.  

De Vereniging zal verzoeken of bezwaren beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst, informatie verstrekken over de acties die de Vereniging heeft ondernomen naar aanleiding van het verzoek of bezwaar. Deze termijn kan de Vereniging met twee maanden verlengen indien de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken dat de Vereniging krijgt daartoe aanleiding geeft.  

Met klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens vraagt de Verenging de Betrokkene om direct contact op te nemen. Op elk moment heeft Betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Contact 

Met vragen over dit privacy beleid kan contact opgenomen worden met de Vereniging via info@psychiatrie.nl of tel. 030-8993139.